Организационная модель — Проектный офис PMO24

Базовые принципы

Организационная модель в процессной структуре строятся на основе нескольких базовых принципов

принцип объединения процедур

операции, выполнявшиеся различными сотрудниками, интегрируются в одну, то есть происходит горизонтальное сжатие процесса. Если не удается привести все шаги процесса к одной работе, то создается команда, отвечающая за данный процесс

принцип неразрывной последовательности

шаги процесса выполняются в естественном порядке, работа выполняется в том месте, где это целесообразно, смешанными группами, состоящими из работников различной предметной (функциональной) принадлежности или специализации

принцип владельца процесса

уполномоченный менеджер обеспечивает единую точку контакта, он играет роль буфера между сложным процессом и заказчиком, и ведет себя с заказчиком так, как если бы был ответственным за весь процесс

принцип самостоятельности выбора

исполнители принимают самостоятельные решения и несут ответственность за получение заданного результата деятельности

принцип горизонтального контроля

качество результата проверяется его потребителем - следующим элементом процессной цепочки

принцип системности (целостности) управления

управление затратами происходит по месту их возникновения, система управления издержками строится совместно с организационной структурой, без отрыва от деятельности, "один процесс - одно подразделение - один бюджет"

Преимущества процессных структур

четкая система взаимных связей внутри процессов и в соответствующих им подразделениях

четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью операций и действий, направленных на достижение поставленной цели и получение заданного результата

наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них в работе компании приводит к значительному повышению их отдачи

быстрая реакция исполнительных процессных подразделений на изменение внешних условий

в работе руководителей стратегические проблемы доминируют над оперативными

критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом согласованы и сонаправлены

Недостатки процессной структуры

повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств рядовых работников и исполнителей

управление смешанными в функциональном смысле рабочими командами - более сложная задача, нежели управление функциональными подразделениями

наличие в команде нескольких человек различной функциональной квалификации неизбежно приводит к некоторым задержкам и ошибкам, возникающим при передаче работы между членами команды. Однако потери здесь значительно меньше, чем при традиционной организации работ, когда исполнители подчиняются различным подразделениям компании

Наши услуги

Организационная свертка

Выполняя "привязку" или, другими словами, определяя соответствие между работами (блоками работ) и исполнителями - мы выполняем организационную свертку - определяем, кто выполняет данную работу.

Полученная после декомпозиции модель проецируется на плоскость различных аспектов управления:

организационная и процессная структуры в совокупности образуют системы процедур и регламентов, описывающих взаимодействие подразделений

система показателей определяет составляющие учетной системы компании и системы контролинга

на основании учетной системы и процессной структуры (структура потоков работ) формируется система документооборота и отчетности

сведение всех подсистем в разрезе рабочих мест определяет требования к профессиональному составу персонала, должностные права, полномочия и ответственность работников

процессная и организационная структуры при совмещении со спецификацией целей и структурой затрат образуют базу системы управления затратами - планово-бюджетной системы

Полученные описанным технологическим приемом подсистемы подлежат дальнейшей детализации и повторной оптимизации в соответствии с определенными критериями и требованиями - системы АСУ, государственными и отраслевыми стандартами и прочими системными ограничениями. На этом этапе применяются классические методики, техники и инструменты

Формирование орг. структуры

Проектирование организационной структуры в Business Studio значительно упрощает данный процесс и позволяет:

Сформировать иерархическую организационную структуру

Построить организационные диаграммы как для организации в целом, так и для отдельных подразделений

Разделить/объеденить субъектов по типам: внутренний, внешний, входит в состав роли, должность, подразделение

Группировать субъектов по различным признакам, например, для использования в разных моделях и прочее

Заполнить необходимые параметры и определить типы связей и подчинений между субъектами (прямое или функциональное подчинение, имеет вспомогательную связь или входит в роль)

Провести расчет необходимого количества сотрудников

Назначить субъектов сформированной организационной структуры владельцами, исполнителями и участниками процессов

Любую организационную диаграмму созданную в Business Studio можно отформатировать в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Заполнение параметров субъектов

Для получения документов, регламентирующих деятельность подразделения и его сотрудников ("Положение о подразделении" и "Должностная инструкция") необходимо заполнить основные параметры свойств субъекта:

Наименование субъекта

Если субъект типа "Подразделение", то: руководитель подразделения, задачи подразделения, функции подразделения, права подразделения, ответственность подразделения

Если субъект типа "Должность", то: обязанности, ответственность, права, порядок назначения и освобождения, порядок замещения, квалификационные требования, материально ответственное лицо, замещающий, категория, количество штатных единиц

Если субъект типа "Роль", то: перечень всех субъектов, включенных в состав роли; предмет деятельности сотрудника или подразделения, если Роль используется для обозначения владельцев (исполнителей или участников) одного и того же процесса, но в отношении разных предметов деятельности

Получения подробных документов "Положение о подразделении" и "Должностная инструкция" непосредственно связанно с тем на сколько детально описана модель бизнес-процессов. Модель бизнес-процессов формируется постепенно в течение длительного времени. По мере формирования модели бизнес-процессов и назначения владельцев, исполнителей и участников выделенных процессов в регламентирующую документацию будет добавляться всё больше деталей о задачах, функциях, обязанностях и ответственности должностей и подразделений из модели.

Ещё по этой теме

Моделирование и оптимизация бизнес-процессов

Формирование системы целей и сбалансированных показателей

Проектирование бизнес-архитектуры компании